Die Auskunft steht in einem Schreiben von vor zwei Jahren. Sie wissen das. Sie wissen nur nicht mehr, in welchem, und die Mandantin ist am Telefon. Also suchen Sie, oder Sie rufen zurück.
Kanzleien sitzen auf ihrem eigenen Wissen und kommen nicht heran. Genau dafür gibt es inzwischen eine brauchbare Antwort.
Von Alexander Khaniha, 18 Jahre Softwareentwicklung Stand:
„Was haben wir Mandant Müller 2024 zur Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen geschrieben?“ Die Antwort nennt das Schreiben, das Datum und die Stelle, sodass Sie die Quelle selbst prüfen können.
Fristen, benötigte Unterlagen, Bearbeitungsstände, Ansprechpartner: Fragen, die jede Woche kommen und niemanden weiterbringen. Ein Assistent im Mandantenportal beantwortet sie und reicht alles andere weiter.
Belege, Verträge und Bescheide werden erkannt, zugeordnet und abgelegt. Was unklar ist, landet zur Prüfung bei Ihnen auf dem Tisch und nicht in einem falschen Ordner.
Für Sie ist das eine Frage des Berufsrechts und keine Formsache. Deshalb steht es hier vor allem anderen.
Kein Training mit Ihren Daten. Mandanteninhalte fließen nicht in Sprachmodelle zurück. Das ist bei den Anbietern, mit denen wir arbeiten, vertraglich ausgeschlossen. Es hängt also nicht an einer Einstellung, die jemand versehentlich zurückstellt.
Betrieb im eigenen Haus möglich. Wo § 203 StGB oder Ihre Berufsordnung es nahelegen, läuft das System vollständig auf Ihrer eigenen Hardware. Dann verlässt kein Dokument Ihr Netz.
Auftragsverarbeitungsvertrag und Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis. Beides nach § 203 Absatz 4 StGB, und beides steht von Anfang an im Vertrag, ohne Nachverhandlung. Wo welche Verarbeitung stattfindet, steht darin vor Projektbeginn schriftlich fest.
Zugriffsrechte spiegeln Ihre Struktur. Wer eine Akte heute nicht sehen darf, bekommt sie auch über die Suche nicht. Die Berechtigungen kommen aus Ihrem bestehenden System und werden bei jeder Anfrage geprüft.
Rechtlich oder steuerlich prüfen. Es findet, ordnet und formuliert vor. Die Beurteilung bleibt bei Ihnen, schon weil die Berufshaftung bei Ihnen liegt und nicht bei uns.
Retrieval-Augmented Generation über eine Vektordatenbank: Die Bestände werden in Abschnitte zerlegt, wobei das Chunking auf die Dokumentenstruktur abgestimmt wird: Randnummern, Absätze und Aktenzeichen bleiben zusammen und enden nicht mitten im Satz.
Abgerufen wird über eine Hybridsuche aus semantischer und Volltextsuche, damit Aktenzeichen und Paragraphen exakt getroffen werden und nicht nur thematisch ähnliche Stellen. Ein anschließendes Re-Ranking sortiert die Treffer, und jede Antwort führt die Belegstelle mit.
Angebunden werden DATEV-Ablagen, Dokumentenmanagementsysteme und Dateifreigaben; für eingescannte Bestände läuft eine Texterkennung (OCR) vorweg. Die Berechtigungen werden aus dem bestehenden System übernommen und bei jeder einzelnen Anfrage geprüft.
Wie wir solche Systeme auch außerhalb von Kanzleien bauen, steht in unseren Leistungen unter „Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen“.
Mit den richtigen Verträgen und der richtigen Architektur ja, ohne beides nein. Nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis nach § 203 Absatz 4 StGB und der vertragliche Ausschluss der Trainingsnutzung. Wo Ihnen das nicht reicht, läuft das System auf Ihrer eigenen Hardware und kein Dokument verlässt Ihr Netz. Welche Verarbeitung wo stattfindet, halten wir schriftlich fest, bevor das Projekt beginnt.
Weniger als vermutet. Der Nutzen hängt weniger an der Menge als daran, dass die Suche Zusammenhänge findet und nicht bloß gleiche Zeichenketten. Ob es sich lohnt, zeigt ein Test mit einer Frage, die bei Ihnen regelmäßig zu langem Suchen führt.
Ja. Wir bauen neben Ihre bestehende Ablage, nicht darüber. Bestände aus DATEV, aus dem Dokumentenmanagementsystem und aus Dateifreigaben werden gelesen und indexiert; geschrieben wird dort nichts, solange Sie es nicht ausdrücklich möchten.
Deshalb nennt jede Antwort die Quelle. Maßgeblich ist die Fundstelle; die Zusammenfassung führt Sie nur dorthin. Ein System, das Auskünfte ohne Beleg gibt, würden wir für eine Kanzlei nicht bauen.
Nennen Sie uns eine Frage, die bei Ihnen regelmäßig zu langem Suchen führt. Daran zeigen wir an Ihren Unterlagen und in Ihrem Haus, was die Suche leisten kann.